Die InnoTrans Convention setzt erstmals auf COMNEXX, um ihr Speaker- und Programmmanagement zentral zu organisieren. Mit der von der BEEFTEA group entwickelten Software werden für den viertägigen Begleitkongress der internationalen Leitmesse für Verkehrstechnik vom 22. bis 25. September rund 600 Referenten auf neun Bühnen koordiniert. COMNEXX bildet dabei die zentralen Prozesse rund um Programmplanung, Referentenmanagement, Inhalte und Freigaben in einem System ab.
Für COMNEXX ist die InnoTrans Convention das bislang größte Projekt. Die Plattform bündelt alle Prozesse für die Vorbereitung und Durchführung speakerbasierter Kongresse. Dazu zählen die Sessionplanung, das Onboarding der Referenten, das Einholen von Einwilligungen, die Bereitstellung von Vortragsunterlagen sowie die automatisierte Kommunikation mit allen Beteiligten. Veröffentlicht werden ausschließlich Inhalte, die zuvor freigegeben wurden.
Die besondere Herausforderung bei Kongressen dieser Größenordnung liegt in der Vielzahl kurzfristiger Änderungen. Bei neun parallel bespielten Bühnen wirkt sich eine Programmverschiebung unmittelbar auf Bühnenpläne, Website, Marketing und die Kommunikation mit den Referenten aus. Ohne eine zentrale Datenbasis entstehen schnell unterschiedliche Informationsstände in Excel-Listen, Cloud-Ordnern und E-Mail-Verläufen. Im schlimmsten Fall ist am Veranstaltungstag nicht mehr eindeutig erkennbar, welche Unterlagen und Programmdaten aktuell sind.
COMNEXX führt diese Informationen an einer zentralen Stelle zusammen und macht den jeweiligen Bearbeitungsstand transparent. Das Organisationsteam kann jederzeit erkennen, welche Angaben und Präsentationen bereits vorliegen, welche Freigaben erteilt wurden und wo noch Handlungsbedarf besteht. Änderungen an Programmdaten lassen sich zentral verwalten und für die angeschlossenen Prozesse nutzbar machen.
Ein weiterer Schwerpunkt ist die rechtssichere Nachvollziehbarkeit. COMNEXX erfasst die Einwilligungen der Referenten differenziert nach Aufzeichnung, Veröffentlichung, Mediathek und Social Media. Sämtliche Änderungen werden mit einem Zeitstempel dokumentiert. Gerade bei international besetzten Programmen mit mehreren hundert Beteiligten lassen sich diese Anforderungen über herkömmliche Listen kaum noch zuverlässig abbilden.
„Bei 600 Referenten auf neun Bühnen entscheidet die Qualität der Daten und Prozesse wesentlich über einen reibungslosen Ablauf. COMNEXX schafft dafür eine gemeinsame Datenbasis und macht transparent, welche Informationen, Unterlagen und Freigaben bereits vorliegen“, sagt Andreas Grunszky, Geschäftsführer der BEEFTEA group.
COMNEXX wird seit 2022 für die ITB Berlin Convention eingesetzt und koordiniert dort rund 450 Speaker auf vier Bühnen an drei Veranstaltungstagen. Auch der Deutsche Stiftungstag, Europas größter Stiftungskongress, und die Esri Konferenz nutzen bereits die Plattform.
Über BEEFTEA
BEEFTEA group GmbH ist eine inhabergeführte Eventagentur mit Standorten in Berlin, Hamburg und Köln. Seit über 20 Jahren entwickelt und realisiert BEEFTEA Corporate Events, Kongresse, Jahresauftakte, Vertriebstagungen sowie Live-, Hybrid- und Digitalformate – strategisch fundiert, kreativ und mit hoher Umsetzungskompetenz. Zu den Referenzen zählen unter anderem Coca-Cola, Shell, ITB Berlin, NIO und SUPERMARKT STARS. Nachhaltigkeit ist dabei integraler Bestandteil der Arbeit: BEEFTEA ist mit dem „GreenSign Office – Level 4“ sowie der EcoVadis-Silbermedaille ausgezeichnet und unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung klimafreundlicher und CO?-neutraler Events. Mit COMNEXX, hat BEEFTEA eine erfolgreiche Software für das Speaker- und Programmmanagement von Meetings und Conventions entwickelt, die unter anderem für die ITB Berlin und die InnoTrans Conventions zum Einsatz kommt.
